A projekt:
Fontos észben tartani, hogy az alábbi tervezési fázisok nem kronológiai rendbe vannak állítva, hiszen vannak olyan tevékenységek, melyeket egy időben, egymással párhuzamosan kell végrehajtani.
A humánerőforrás-terv előkészítése például meg is előzheti, de akár követheti is a projekt kommunikációs tervének elkészítését.
Ez is bizonyítja, hogy a projekt-tervezés komplex feladat, mely egy párhuzamosan több szálon futó történethez is hasonlítható.
1.1. A projekt céljainak meghatározása (hosszú távú és közbenső célok meghatározása)
Az oktatási intézmény stratégiai céljainak megfelelően a menedzsmentnek döntést kell hoznia, hogy céljait projekteken keresztül valósítja-e meg. Az iskolavezetés támogatása jelentősen megkönnyítheti, hogy egy adott célra projektet lehessen megvalósítani.
A magyar iskolai környezetben ez a fázis általában alulról felfelé történik, vagyis a lelkes tanárkollégák kezdeményeznek egy projektet, amelyet azután az iskola vezetése is támogat. Ez alól bizonyos esetekben kivételt képezhetnek az egész intézményt érintő, ún. intézményfejlesztési projektek, melyek az iskolavezetés kezdeményezésére indulnak be. Ilyen projekt lehet például egy nagyobb infrastrukturális beruházás. Oktatási projektek esetében természetesen minden projektnek vannak jól elkülöníthető pedagógiai céljai, melyek az adott projekttől függnek. E célok meghatározása legalább annyira fontos, mint a projekt általános céljaié.
1.2. A projekt hatásának/eredményeinek meghatározása
A projekt-célok precíz meghatározását követi a projekt eredményeinek és hatásának definiálása. "Eredményeken" már a projekt alatt vagy közvetlenül utána értékelhető elemeket értjük - például egy konferencia megszervezését, könyv kiadását stb. -, míg "hatásnak" a közvetetten jelentkező, a közép-, illetve hosszú távú célok megvalósulásához kapcsolódó elemeket nevezzük. Erre példa lehet a tanulók toleranciaszintjének növekedése a kisebbségekkel szemben. Ez a projekt végső értékelése miatt fontos. Ha mérhető eredményeink és hatásaink vannak, akkor mind a magunk, mind a külvilág számára könnyen tudjuk majd értékelni azokat.
Amikor a projekt eredményeit próbáljuk meghatározni, érdemes a projekt céljait lefektető dokumentumot magunk elé rakni, és ez alapján felállítani az eredményeket.
A hatások és eredmények definiálásakor fontos, hogy meghatározzuk azon konkrét értékelési és nyomonkövetési szempontokat, melyek alapján az eredményeket mérni fogjuk. Sokat segíthet majd az értékelési folyamatban, ha az ún. mérföldköveket (eseményeket) is megjelöljük, melyeknek biztosan be kell ahhoz következniük, hogy a projekt jó úton haladjon.
1.3. A projekt részletes feladat- és időtervének elkészítése
A projekt részletes feladattervén azon lépéssort értjük, melyek a megvalósítás szakaszában szükségesek. Érdemes meghatározni kulcsfeladatokat, és azokat további alfeladatokra bontani. Ez a lista a feladatok megnevezése mellett, azok optimális sorrendjét és idejét is tartalmazza.
Az alábbi példában természetesen csak a fő feladatokat soroltuk fel, melyeket még további részekre lehetne bontani.
Egy hetes angliai tanulmányút diákok és tanárok számára
| Projekt - elem | Időpont | Felelős |
| Az iskolai projekt résztvevői között a feladatok elosztása | 1-2. hét | Iskolavezetés, koordináló tanár |
| Részt vevő diákok kiválasztása | 2-3. hét | Iskolavezetés, koordináló tanár, a projekt résztvevői |
| Partnerrel történő egyeztetés | 4-10. hét | Iskolavezetés, koordináló tanár, a projekt résztvevői |
| Utazás és szállás megszervezése | 10-20. hét | Iskolavezetés, koordináló tanár |
| Tanulmányút lebonyolítása | 1 hetes időtartam | Iskolavezetés, koordináló tanár, a projekt résztvevői |
| Eredmények feldolgozása | 22-25. hét | Iskolavezetés, koordináló tanár, az iskola minden résztvevője |
| A projekt értékelése | 25-30. hét | Iskolavezetés, koordináló tanár, az iskola minden résztvevője |
A feladatterv elkészítése után érdemes az egyes feladatok mellé határidőket is rendelni, valamint meghatározni, hogy melyik feladathoz mennyi időre lesz az adott munkatársnak szüksége.
Az időterv elkészítésénél érdemes időtartalékot hagyni az egyes feladatok megvalósítására, mert előfordulhat, hogy valamilyen ok miatt a terv végrehajtása időben elcsúszik.
Az időterv elkészítésénél érdemes külön figyelni a feladatok különböző szintjeire:
A pénzügyi tervben a projekt megvalósításához szükséges összegeket tüntetjük fel. Fontos, hogy a projekt egészét lássuk, és a költségeket a valóságnak megfelelően becsüljük meg. A pénzügyi tervben is érdemes 10-15%-ot tartalékolni az esetleges előre nem látott kiadásokra. Az egyes kiadásokat és bevételeket időben is ütemezni kell, az esetleges likviditási gondok elkerülése céljából.
Fontos: a projekt pénzügyeit egy ember tartsa kézben!
Az alábbi kategóriákat csak útmutatásul szántuk, hiszen minden egyes pályázatnál mások lehetnek a ténylegesen felmerülő igények:
A projekt humánerőforrás-tervének elkészítése nélkülözhetetlen a projekt professzionális megvalósításához. Csak egy ilyen terv elkészítésekor derülnek ki azon alapinformációk, hogy például milyen típusú emberekre lesz szükségünk, akik nélkül projekteket tervezni és megvalósítani lehetetlen.
Az emberi erőforrás-terv elkészítésekor határozzuk meg, hogy az elvégzendő feladatok mennyi és milyen munkát igényelnek:
Fontos, hogy a kommunikáció formáit és időbeliségét rögzítsük. A kommunikáció kapcsán beszélhetünk belső és külső kommunikációról.
Belső kommunikáció
A belső kommunikáció célja, hogy a projekt-csoporton belül az információáramlás folyamatos és zökkenőmentes legyen. Ennek felelőseit a humánerőforrás-tervben lehet rögzíteni.
Lehetséges módszerek: rendszeres projektértekezletek, belső jelentések, tájékoztató anyagok írása.
Belső kommunikációnak tekinthető az iskolán belüli kommunikáció is, amelynek kézben tartására érdemes a projekt-team egyik tagját kijelölni.
Lehetséges módszerek:
A külső kommunikáció célja, hogy a projekt céljáról, tartalmáról és eredményeiről a külvilág is értesüljön. Ez az ismertség további erkölcsi és anyagi támogatás és új projekt-lehetőségek forrása lehet.
Eszközei:
1.7. Kockázatelemzés
Mielőtt a projekt megvalósítási szakaszába átlépnénk, érdemes elgondolkozni azon, hogy melyek a projekt lehetséges buktatói, milyen veszélyeztető tényezőkkel kell számolnunk a megvalósítás szakaszában. Elképzelhető például, hogy a projekt célja olyan információk gyűjtése, amelyek nyilvánosságra hozatala egy bizonyos gazdasági csoport érdekeit sérti, és amely az információkat nem bocsátja az intézmény rendelkezésére. Ebben az esetben a projekt megvalósítása komoly nehézségekbe ütközik.
2.1 A feladattervben meghatározott feladatok végrehajtása és a folyamatkövetés (monitoring)
A megvalósítás szakaszában a konkrét projekttől függ, hogy milyen tartalmi feladatokat (adott esetben pedagógiai, készségfejlesztési) vagy egyéb feladatokat kell elvégezni. Tartalomtól függetlenül minden projekt megvalósítása esetében betartandók a következők:
3.1. A projekt értékelése
A projekt befejezését követően nagyon fontos, hogy a projektet a megfelelő módon értékeljék. A projekt hosszúságától függően érdemes rendszeres értékelést folytatni, mert így folyamatosan figyelemmel kísérhetjük a projekt megvalósulásának alakulását. A rendszeres értékelések alapját képezik a projektről készített beszámolónak is. Az értékelés két alapvető dologra irányulhat:
Az alábbi értékelési formákat a teljesség igénye nélkül említjük:
Fontos, hogy projektet, annak értékelését követően a megfelelően elkészített projektdokumentációval együtt zárjuk le, ha lehetőség van rá, az elektronikus anyagokat archiváljuk. A projekt finanszírozóját, annak fő külső-belső részvevőit is érdemes tájékoztatni a projekt befejeződéséről.
A projektzárás fontos technikai eleme a záróbeszámoló és a pénzügyi elszámolás elkészítése.
Amennyiben a projekt megvalósításának nem képezte részét, úgy a projekt során született eredmények bemutatása, terjesztése is része lehet a projektzárás folyamatának. Ennek számos formája létezik: disszeminációs rendezvény, sajtótájékoztató, kiállítás, a produktum postázása/bemutatása szakmai fórumokon stb.