Az adatbázis működtetésének célja az utazások egységes nyilvántartása, az utazások engedélyezéséhez szükséges utazási határozat elektronikus nyilvántartása, valamint különböző feltételek alapján statisztikai célú lekérdezések biztosítása. A nyilvántartás tartalmazza az évente elfogadott nemzetközi munka- és kiküldetési tervet, valamint az érintettek nyilatkozata alapján az utazó nevét és más természetes azonosító adatait, szervezeti egységét (külsős utazó esetén intézményét), az úticélt, a napok számát, a fogadó felet, az utazás célját és az úti jelentéseket.

Az adatbázisból adatokat nem továbbítunk. Az adatbázisban nyilvántartott adatokat a személyes adatok kivételével nem töröljük. A személyes adatokat az érintett nyilatkozata alapján az útijelentés leadását követően, vagy öt év elteltével töröljük.