A muzeális intézmények nyilvántartási szabályzatát a 20/2002. (X.4.) NKÖM rendelet szabályozza. A rendelet, megfelelő feltételek megvalósulása esetén, lehetővé teszi a múzeumok számára - a hagyományos leltárkönyvek vezetését elhagyva - a számítógépes nyilvántartásra történő áttérést.

A rendelet teljes, hatályos szövege megtalálható a magyarország.hu portál jogszabálykeresőjében, megadva a jogszabály évszámát (2002), sorszámát (20) és típusát ("NKÖM rendelet"): www.magyarorszag.hu/kereses/jogszabalykereso

A rendelet előírásainak könnyebb értelmezése és a számítógépes rendszerek megfelelő kialakítása érdekében a rendelet mellé az akkori kulturális minisztérium /NKÖM/ a rendelettel egy időben kiadott egy Tájékoztatót, amely segít a rendelet alkalmazásában:

A számítógépes nyilvántartásra történő hivatalos áttérést az Oktatási és Kulturális Minisztérium engedélyezheti, az adott számítógépes rendszer és annak működési környezetének vizsgálata, valamint egyéves párhuzamos használat után.

(A számítógépes nyilvántartások nem hivatalos, a hagyományos leltárkönyvek vezetése mellett történő használata természetesen nem engedélyhez kötött, ehhez minisztériumi engedély és auditálás sem kell).

Egy adott nyilvántartási szoftvert csak és kizárólag adott múzeum adott gyűjteményére vonatkoztatva lehet auditáltatni, mivel az auditálás során a szoftver működési környezetét is vizsgáljuk, ami múzeumonként és gyűjteményenként eltérhet.

A folyamatot minden esetben a múzeumnak kell kezdeményeznie az Oktatási és Kulturális Minisztérium Közgyűjteményi Főosztálya felé, kizárólag írásban, a szükséges dokumentumok egyidejű csatolásával.

Az audit sikeres lezárulta után szintén a Közgyűjteményi Főosztály adja ki az írásos engedélyt a hivatalos használatra. Az ezzel kapcsolatos információkat megtalálják az alábbi dokumentumban:

A számítógépes nyilvántartás bármilyen szoftverrel vezethető, amely teljes mértékben kielégíti a vonatkozó 20/2002 NKÖM rendelet által támasztott követelményeket.

Az auditálás azonban mindig az adott múzeumi környezet figyelembe vételével történik, tehát egy már auditált szoftver használata önmagában nem garancia a sikeres auditra.

2008. október 27-ig az alábbi rendszerek auditálása történt meg, tehát az alábbi múzeumok használhatják hivatalosan műtárgy-nyilvántartó rendszerüket:

* MUNYIR - Magyar Nemzeti Múzeum, Budapest

KataLin rendszer - Duna Múzeum, Esztergom

Fentieken kívül jelenleg folyik a MUNYIR rendszer auditálása a Magyar Nemzeti Múzeum néhány további gyűjteményében, valamint a Magyar Természettudományi Múzeumban.

* A MUNYIR rendszer neve a 2.0-ás verziótól kezdve megváltozott, az új név: MINAS.

A múzeumok ilyen irányú törekvéseit támogatandó, az OKM térítésmentesen rendelkezésükre bocsát egy, a rendeletben lefektetett követelményeknek megfelelő szoftvert (MINAS), illetve (korlátozott felhasználószám erejéig) a rendszer használatához szükséges ORACLE adatbázis-kezelőt is.

A MINAS rendszer bevezetéséhez a múzeumnak alá kell írnia a minisztériummal a szoftver használatára vonatkozó megállapodást, amely után jogosulttá válik a rendszer telepítésére, használatára és a különféle támogatási szolgáltatások igénybevételére.

Az elmúlt évek tapasztalatai alapján az OKM szorgalmazta egy frissített verzió kifejlesztését, amely 2009 tavaszán megjelent. Az újítások az eddigi felhasználók észrevételeit figyelembe véve néhány újabb kényelmi szolgáltatáson túl az adatok/fotók webes megjelenítését segítő funkciókat is tartalmazak. Ez segíti mind az Internetes megjelenést, mind az NDA-hoz, Europeana-hoz történő csatlakozást – valamint a kutatók, érdeklődők „házon belüli” információs kiszolgálását is.

Az új verzió megjelenésével a rendszer nevet is váltott (MUNYÍR-ból MINAS) illetve a 2010. elején megrendezett „Múltunk jövője” konferencián egy a résztvevők számára rendezett workshopon be is mutatkozott.

A programhoz tartozó helpdesk-szolgáltatás jelenleg 2010. március 31-ig rendelkezik szerződéssel.

2008-ban a MUNYIR-t a magyar múzeumok közül elsőként a Magyar Nemzeti Múzeum auditáltatta, ez egyben az első hivatalos nyilvántartó-rendszer auditálás is volt Magyarországon.

A szoftver auditálása jelenleg is folyamatban van az MNM néhány további gyűjteményében, illetve a Magyar Természettudományi Múzeumban.

A MUNYIR szoftvert jelenleg mintegy további tíz muzeális intézményben használják, egyelőre nem hivatalosan (azaz még nem kérvényezték az adott gyűjteményekben a szoftver auditálását).