A konferenciára meghívott országos, megyei, egyházi és városi fenntartású, valamint a határon túli múzeumok vezetőit Szőcs Géza kultúráért felelős államtitkár, dr. Kálnoki-Gyöngyössy Márton helyettes államtitkár és L. Simon László, az Országgyűlés Kulturális és Sajtóbizottságának elnöke köszönti. Ezt követően a szaktárca képviselői tájékoztatják a múzeumok vezetőit a magyar múzeumügy jelenéről és lehetséges jövőjéről, az NKA Múzeumi Kollégiumának stratégiájáról, valamint a múzeumi területen is egyre nagyobb szerepet játszó szerzői jog kérdéseiről. Ismertetik a közeljövőben várható jogszabályi változásokat, és összefoglalják a következő év támogatási rendszerének lehetőségeit is.
A konferencia megszervezésére mind kormányzati, mind intézményi részről növekvő igény mutatkozott, hiszen az a korábbi években jó alkalom volt a szaktárca és az általa irányított, koordinált intézményrendszer közötti kommunikációra. Ezt a hagyományt pedig nemcsak érdemes, hanem szükségszerű is felújítani.