A szöveges minősítés alkalmazása során az érintett tanulókról tanévenként kell törzslapot kiállítani. A 2005/2006. tanévben az első és a második évfolyamosokról kell kiállítani a kézi vagy a gépi kitöltésre alkalmas törzslap nyomtatványt.

Az új törzslapok két ütemben, tanév elején és tanév végén tölthetők ki. Tanév elején a tanuló személyes adatait, tanév végén a szöveges minősítést kell a törzslapra beírni. A kézi kitöltésű törzslapokat használó iskoláknak a nyomdáktól beszerezett, engedélyezett törzslap nyomtatványokra már most rá kell vezetniük a tanulók személyes adatait. A gépi kitöltésű törzslapot használó iskolák a törzslapok személyes adatainak felvezetéséhez segítséget kapnak. Az Oktatási Minisztérium internetes honlapján megtalálható a múlt tanévben közzétett szoftver frissítő verziója, amely alkalmassá teszi a programot a személyes adatok szeptemberi és a szöveges minősítés év végi adatainak (két időpontban történő) felvételére. Azok, akik számítógéppel kívánják a törzslapokat kitölteni, a program frissítő verzióját valamint a kitöltést segítő magyarázatot az OM honlapján a szöveges értékeléssel kapcsolatos hírek között találhatják meg.

A tanulók személyes adatait tartalmazó (kézzel, illetve a géppel kitöltött) törzslapok a szöveges minősítés nélkül is okmánynak minősülnek. Ezeket a törzslapokat az okmányvédelemre vonatkozó biztonsági előírások szerint kell az iskola irattárában elhelyezni, és az ellenőrzésre illetékesek kérésére rendelkezésre bocsátani.

Megjegyezzük, hogy a korrigált szoftver alkalmas az első és a szöveges minősítést alkalmazó felsőbb évfolyamosok törzslapjának két ütemben történő kitöltésére is. A program könnyíti az adminisztratív munkát: a tanulók személyes adatait ismételt beírás nélkül "átviszi" a következő tanévi törzslapokra.

A szöveges minősítés felmenő rendszerű bevezetése a második évfolyamban sajátos nyomtatványkezelést is igényelhet. A második évfolyamot jelen tanévben ismétlő tanuló első félévi és tanév végi teljesítményét a továbbiakban szövegesen kell minősíteni. Erre a korábban kiadott bizonyítvány nem alkalmas. Az iskola ebben a tanévben köteles a második évfolyamot ismétlő tanuló részére térítésmentesen új bizonyítványt kiállítani. A tanuló korábbi bizonyítványa nem válik érvénytelenné, a bizonyítványt azonban le kell zárni. A lezárás a következőképpen történik: A bizonyítvány jegyzet rovatába (22-24. o.) be kell jegyezni a bizonyítvány lezárásának okát és a tanuló részére kiállított új bizonyítvány nyomdai jelét, sorszámát. (Ajánlott záradék: A bizonyítványt a szöveges minősítésre történő áttérés miatt lezártam. A tanuló részére a mai napon a ..nyomdai jelű, sorszámú bizonyítványt kiállítottam.) A bejegyzést dátummal, az igazgató aláírásával és az iskola körbélyegzőjének lenyomatával kell ellátni. Azonos tartalmú bejegyzést kell tenni a tanuló régi törzslapjába is. A régi és az új bizonyítványt a továbbiakban együtt kell kezelni. A kiállított új bizonyítvány jegyzet rovatába (22-23. o.) be kell írni az első és a második évfolyamról kiállított (régi) bizonyítvány nyomdai jelét, sorszámát. (Ajánlott záradék: A tanuló első és második évfolyamról kiállított bizonyítványát a ...... nyomdai jelű, sorszámú bizonyítványkönyv tartalmazza.) Ezt a bejegyzést is dátummal, az igazgató aláírásával és az iskola körbélyegzőjének lenyomatával kell ellátni.

Felhívjuk a figyelmet arra, hogy tájékoztatónk nem kötelező érvényű, csupán a fenntartói, intézményvezetői, munkáltatói döntéshozatalt segíti, segítheti.

Budapest, 2005. szeptember 22.

Oktatási Minisztérium