A 3849-1/2004. sz. feljegyzés melléklete!

A közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. törvény 2. sz. melléklete tartalmazza a közoktatási intézmények alkalmazottainak, valamint a gyermekeknek és a tanulóknak azon személyes és különleges adatait, amelyeket a közoktatási intézmények munkájuk során nyilvántarthatnak, kezelhetnek. Az ettől eltérő gyakorlat jogsértő.
A jogkövető adatfelvételt és adatnyilvántartást a közoktatási intézmények adminisztratív és ügyviteli munkájában használatos nyomtatványok segítik. A közoktatási intézmények által kötelezően használatos nyomtatványok a nevelési-oktatási intézmények működéséről szóló 11/1994. (VI. 8.) MKM rendelet 4. sz. mellékletének III. számú fejezetében találhatók. Közülük néhány (bizonyítvány, törzslap, diákigazolvány, baleseti jegyzőkönyv) csak az oktatási miniszter engedélyével gyártható és forgalmazható, a jegyzék többi nyomtatványát azonban önállóan készíthetik az erre vállalkozó nyomtatványellátók, illetve a közoktatási intézmények, ha a készítés mellett döntenek, illetve a pedagógiai programjuk ezt szükségessé teszi.
Tapasztalataink szerint a nyomtatványellátók követik a jogszabályi változásokat, termékeik folyamatos korrekcióját szakértőkkel végeztetik. A használni kívánt nyomtatványok kiválasztása és az előírásoknak való megfelelés elbírálása az intézményvezetők joga és felelőssége. Előfordul, hogy a közoktatási intézmény - takarékosság vagy kellő figyelem hiánya miatt - a korábban feleslegesen beszerzett, időközben elavult, emiatt jogsértő adatfelvételre is lehetőséget adó nyomtatványait veszi használatba. A régi nyomtatványok használatával előállhat a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény, illetve a nemzeti és etnikai kisebbségek jogairól szóló 1993. évi LXXVII. törvény előírásainak megsértése. Hasonló helyzetbe kerülhet az intézmény, ha ezeknek az előírásoknak a figyelembe vétele nélkül készít a tanulók körében pedagógiai vagy egyéb célú felmérést, adatgyűjtést, kimutatást.
Az adatvédelmi előírások betartásának biztosítása érdekében szükségesnek tartjuk, hogy a közoktatási intézmények évente ellenőrizzék az általuk használt nyomtatványokat és mindazokat a helyi adminisztratív és ügyviteli intézkedéseket, amelyekre nézve a közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. törvény 2. sz. mellékletében foglalt előírások vonatkoznak.

Budapest, 2004. január

Sipos János
közoktatási helyettes államtitkár