Annak a tanulónak, akivel az intézmény újonnan létesített tanulói jogviszonyt és még nem rendelkezik a tizenegyjegyű azonosító számmal, a jogviszony létesítését követően 15 napon belül köteles az intézményvezető a közoktatási törvényben előírt adattartalommal feltölteni a www.kir.hu honlapon keresztül a központi adatbázist. A tanulói nyilvántartás tartalmazza a tanuló nevét, születési helyét és idejét, azonosító számát, anyja nevét, lakóhelyét, tartózkodási helyét, állampolgárságát, diákigazolványának számát, valamint az érintett nevelési-oktatási intézmény adatait.

Az intézményvezető gondoskodik arról, hogy valamennyi érintett személy megismerje a részére kiadott azonosító számot. Az azonosító szám az igénylést követően egy-két napon belül a www.kir.hu on-line rendszerén keresztül az intézményvezető vagy az általa megbízott személy részére megtekinthető, és ezen időponttól kezdve alkalmazható. Ha az érintett személy vagy kiskorú tanuló esetén a szülő kéri az azonosítóról szóló igazolás kiadását, a közoktatási feladatot ellátó intézmény köteles térítésmentesen az igazolást nyolc napon belül kiállítani. A 70/2006. (III. 28.) Korm. rendelet eltörölte az igazoló kártyákat, így a korábbi két megismerési mód közül csak egy maradt érvényben: az igazoláson szereplő adatokat és az igazolás formátumát a Közoktatási Információs Iroda teszi közzé a KIR honlapján, amely a webes rendszer segítségével érhető el.

Az azonosító számmal rendelkező tanuló esetében is van adatszolgáltatási kötelezettsége az intézményvezetőnek a következők szerint:

A közoktatási feladatot ellátó intézmény a hivatalos iratain - jogszabályban meghatározott esetben - köteles feltüntetni az alkalmazotti és a tanulói azonosító számot.

A hatályos joganyag szerint az azonosító számot fel kell tüntetni:

2006/2007-es tanév végével kiadott év végi bizonyítványokon (és törzslapokon) már szerepeltetni kellett a tanulói azonosítót Jogszabály előírta az intézményvezetőknek, hogy kötelesek gondoskodni arról, hogy az összes kiadott és egyúttal használatban levő bizonyítványokra utólag - a személyi adatokat tartalmazó oldalon - jól látható módon bejegyzésre kerüljön a tanuló tizenegyjegyű azonosító száma.

2006. szeptember 1-jétől a pedagógus igazolvány nyomtatványt a munkáltató már a Közoktatási Információs Irodától igényelheti meg. A közoktatási feladatot ellátó intézmény birtokában levő, még fel nem használt pedagógus igazolvány nyomtatvány 2008. szeptember 1-jéig terjedő érvényességgel adható ki, a pedagógusnak átadott, további érvényesítésre alkalmas igazolvány 2008. szeptember 1-jéig érvényesíthető a hatályos jogszabály alapján, azaz az intézményvezető aláírásával és pecséttel szeptember 15-ig ellátja. A 2006. szeptember 1-jét megelőzően nyugállományba vonult pedagógus igazolványának érvényességét az új változás nem érinti.

A pedagógus igazolványt a munkáltató állítja ki a közalkalmazotti jogviszony, munkaviszony létesítését követő tizenöt napon belül. A pedagógus igazolványt a munkáltató a kiállítás évét követően, minden év szeptember 15-ig a dátum feltüntetésével, aláírásával és bélyegzőjének lenyomatával érvényesíti.

A KIR részére történő - az OM azonosító számmal kapcsolatos - adatszolgáltatásokat a Közoktatási Információs Iroda részére kell megküldeni. A levelezési cím: 9001 Győr, Pf. 681.

Az adatszolgáltatás irányulhat

Az adatszolgáltatás mind a három esetben formakötött.

Mind a három esetben szükség van adatlapra, vagy más néven nyilatkozatra, amely a közoktatásról szóló törvény végrehajtásáról rendelkező 20/1997. (II. 13.) Korm. rendelet 3. számú mellékletéből, vagy a Magyar Közlöny 2004. évi 168. és a 2006. évi 34. számaiból kifénymásolható, vagy letölthető a www.kir.hu honlapról.

Új kérelem esetén az adatszolgáltatás áll:

Módosítás esetén az adatszolgáltatás állhat:

Alapvető adatok, mind például az igazgató-nevének, telefon, fax számok és e-mail címek változása esetén, egyszerűsített jelentésből, azaz elegendő az adatlap (0020-as vagy annak internetes változata) beküldése.

Azonban minden olyan esetben, amikor a KIR-ben korábban is nyilvántartott okiratok módosulnak, akkor az adatszolgáltatás áll

Megszűnés esetén az adatszolgáltatás a következőkből áll:

A 70/2006. (III. 28.) Korm. rendelettel került bevezetésre az OM azonosító szám visszavonásának lehetősége. A közoktatási Információs Iroda az OM azonosítót a közoktatási intézménytörzsből - legfeljebb egy nevelési évig, tanévig - visszavonja, ha

A közoktatási feladatot ellátó intézmény köteles minden év október 31-éig közérdekű információkat szolgáltatni. A közoktatási intézmények információs tájékoztató rendszerének alapjául szolgáló adatok begyűjtéséhez szükséges kérdőívet és annak elektronikus kitöltéséhez, kinyomtatásához, valamint az elektronikus formában történő beküldéshez szükséges szoftver eszközöket az Iroda bocsátja - térítésmentesen - az érintettek rendelkezésére. Internet hozzáférés esetén a www.kir.hu honlapon keresztül is teljesíthető az adatszolgáltatás.

Amennyiben a közoktatási intézmény bekapcsolódott az internetes szolgáltatásba (a továbbiakban: internetes hozzáférés), az adatszolgáltatás és hitelesítés elektronikus módját kell alkalmaznia. Ha a közoktatási intézmény nem rendelkezik internetes hozzáféréssel, azonban informatikai eszköz beszerzéshez a központi költségvetésből az adatszolgáltatást megelőző öt évben támogatásban részesült, abban az esetben is a c) pont szerinti adatszolgáltatást, és hitelesítési módot kell alkalmaznia. A fokozott biztonságú elektronikus aláírással nem rendelkező intézmények esetében a b) pont szerinti papír alapú hitelesítés alkalmazható.

2006/2007-es tanévtől a HEFOP keretében lehetőség nyílik arra, hogy az iskolák a papír alapú adatszolgáltatásról "chip-kártyás" rendszer segítségével áttérjenek az elektronikus adatszolgáltatásra.