A COMENIUS 2000 közoktatási minőségfejlesztési program

I. intézményi modellje - "Partnerközpontú működés"

- modell-leírás

A modell-leírás alkalmazása

Jelen ajánlás kötelező mindazon intézmények számára, amelyek bekapcsolódnak a COMENIUS 2000 közoktatási minőségfejlesztési program I. intézményi modelljének alkalmazásába, és ehhez állami támogatást kapnak. A modell ugyanakkor több esetben ? elsősorban a módszereket tekintve ? szabadságot ad az alkalmazó intézmények számára, amelyet a szövegben (dőlt betűvel) jelzünk. Az alkalmazó intézmények tehát az ajánlott módszereken kívül más módszereket, eszközöket is használhatnak munkájuk során, amennyiben azok szakszerű használatához szükséges tudással és képzettséggel rendelkeznek. Az Oktatási Minisztérium az ajánlott módszerek használatához segédanyagot készít, melyek minden intézmény számára elérhetők a Minőségfejlesztési kézikönyvben.

1. Nyitott önértékelés (intézményi helyzetfelmérés)

Az intézmény a program indításaként végezzen nyitott önértékelést, melynek módszereit az intézmény szabadon határozhatja meg. Célja, hogy az intézményen belül meginduljon a belső párbeszéd az intézmény helyzetéről, annak értékeléséről. A nyitott önértékelésben az intézmény teljes munkatársi köre vegyen részt. A nyitott önértékelés terjedjen ki a belső és külső intézménykép felmérésére.

A belső intézménykép foglalja magában a "belső vevők" - az intézmény dolgozóinak -

• elvárásait,
• jövőképét, valamint
• az intézmény erősségeiről, gyengeségeiről kialakított képét.

A fentieken túl az intézmény kiegészítheti a belső intézményképet egyéb számára fontos szempontokkal is.

A külső intézménykép kialakítása során az intézmény munkatársai fogalmazzák meg, hogy szerintük az intézmény partnerei milyennek látják az intézményt. A külső intézménykép foglalja magába az intézmény dolgozói által kialakított (illetve feltételezett) képet:

• az intézmény érdekelt feleiről (partnerek),
• a partnerek elégedettségéről az intézmény munkáját illetően, valamint
• azon elvárásokat, amelyeket a partnerek támasztanak az intézménnyel szemben.

A nyitott önértékelés eredményeiről az intézmény készítsen írásos összefoglalót, amely térjen ki a nevelési, illetve pedagógiai program és a nyitott önértékelés eredményeinek kapcsolatrendszerére. Ezt az összefoglalót az intézmény vezetése ismertesse az intézmény dolgozóival.

A nyitott önértékelés elvégzése az intézmény által szabadon megválasztott módszerrel történhet. Az Oktatási Minisztérium által a nyitott önértékeléshez ajánlott módszerek, segédanyagok (SWOT analízis, EFQM önértékelési modell, személyes vezetői interjúk, kérdőíves felmérés) alkalmazásához a Minőségfejlesztési kézikönyv mellékletei adnak útmutatást.

2. Az érdekelt felek azonosítása

2. 1. Az intézmény azonosítsa érdekelt feleit (partnerek). A partnerekkel való kapcsolat szorossága alapján az intézmény tegyen különbséget a közvetlen és közvetett partnerek között az alábbiak szerint:

• A tanulási-tanítási és nevelési folyamat elsődleges szereplői (a gyermekek, tanulók, a pedagógusok és a pedagógiai munkát segítő munkatársak).
• A tanulási-tanítási és nevelési folyamat közvetlen megrendelői, akik elvárásokat támasztanak és/vagy forrásokat biztosítanak az intézmény számára (ilyen például a szülő, a fenntartó).
• A tanuló életútjának, illetve tanulási útjának megelőző (pl. általános iskolák esetében óvoda) és következő állomása (továbbtanulás esetében ez a következő oktatási szint vagy program; munkába állás esetén ez a munkaerőpiac: kollégiumok esetében ezek az oktatási-nevelési tevékenységet végző intézmények).
• Amennyiben létezik az intézmény számára meghatározó szerepet játszó egyéb közvetlen felhasználó, azt az intézménynek szintén azonosítania szükséges (ilyen lehet például az intézmény által kínált oktatási program közvetlen vagy potenciális megrendelője).

• Mindazon megrendelők, akik valamely szabályozó rendszeren keresztül társadalmi és szakmai igényeket fogalmaznak meg és/vagy közvetítenek az intézménynek (ilyenek például a különböző jogalkotó szervezetek, köztük az Oktatási Minisztérium is).
• Azok a partnerek, akik együttműködésükkel segíthetik az intézményt céljai elérésében (ilyenek például a civil szervezetek, szociális szervezetek, kulturális szervezetek, gazdasági szervezetek, köztiszteletben álló magánszemélyek, egyházak, sportintézmények stb.).
• Azok a szervezetek és közösségek, amelyek elvárásokat fogalmaznak meg a tanulási-tanítási és nevelési tevékenység folyamatával és/vagy eredményével szemben (ilyenek például a szakmai szervezetek, a kamarák, a civil szervezetek, az egyházak, a munkaadói szervezek stb.).

2. 2. A programban részt vevő intézmény írásban rögzítse az azonosított partnerek azon képviselőinek személyét, akik tevékenységük során az intézmény felé közvetíteni, képviselni tudják a partnerek elvárásait (ilyen képviselők lehetnek pl. a szülők részéről az iskolaszékbe delegált tagok, a tanulók részéről a diákönkormányzat vezetői, az önkormányzat részéről az oktatási bizottság tagjai stb.).

2. 3. Az intézmény határozza meg azt az időtartamot, amelynek letelte után a partnerek, illetve a partnerek képviselőinek azonosítási folyamatát megismétli. Az intézmény az általa meghatározott időtartamnak megfelelően végezze el az ismételt azonosítást, s ennek eredményeivel frissítse az előző pontban meghatározott dokumentumait.

3. Az érdekelt felek igényeinek és elégedettségének felmérése

3.1. Az intézmény határozza meg partnereinek azon körét, amelyek esetében szabályozza az igényfelmérés módját, valamint különítse el azon kört, amelyek esetében visszajelzéseket gyűjt a rendszeres kapcsolattartás során. Az intézmény a módszertani útmutatókban megadott minták ? mint minimum követelmények ? segítségével alakítsa ki módszerét a partnerek igényeinek megismerésére. A kialakított eljárás legyen objektív és tartalmazza a következőket:

• partnerek elégedettségének vizsgálata,
• partnerek elégedetlenségének vizsgálata,
• partnerek igényeinek azonosítása.

A továbbiakban ezeket együttesen igényfelmérésnek nevezzük.

3. 2 Az intézmény a módszertani útmutatókban megadott szempontok alapján alakítsa ki mintavételi eljárását, határozza meg a partnerek igényeinek felmérése során alkalmazott minta nagyságát és összetételét (mintacsoport), úgy, hogy az reprezentálja az intézmény partnereit.

Az intézmény tervezze meg és rögzítse az igényfelmérés módszerét és gyakoriságát. A kiválasztott módszernek megfelelően előre rögzítse az elfogadható válaszadási arányt. Az igényfelmérést a gyerek-tanuló mintacsoport, illetve a szülői mintacsoport esetében évente el kell végezni. (Javasolt, hogy minden közvetlen partner esetében történjék meg az évenkénti felmérés.) Partnerenként határozza meg az igényfelmérés tartalmi szempontjait, beleértve a több partnernél is vizsgálandó szempontokat, így biztosítva a mérési eredmények későbbi összehasonlíthatóságát.

3. 3 Az intézmény úgy alakítsa ki mérési rendjét, hogy azzal eleget tegyen az ismételhetőség és az összehasonlíthatóság kritériumainak.

3. 4 Az intézmény sajátosságainak és partneri körének megfelelően határozza meg és írásban szabályozza a partnerek igényeinek felmérési folyamatát.

3. 5 Az intézmény rögzítse írásos formában az igények felmérésének eredményeit, azt tegye nyilvánossá és elérhetővé partnerei számára.

A partnerek azonosítása és igényeik felmérése az intézmény által szabadon megválasztott módszerrel történhet. Az Oktatási Minisztérium által e tevékenységhez ajánlott módszerek, segédanyagok (kérdőíves felmérés, személyes interjúk készítése, fókuszcsoportos felmérés) alkalmazásához a Minőségfejlesztési kézikönyv mellékletei adnak útmutatást.

4. Az igények elemzése

4.1 Az intézmény végezze el a nyitott önértékelés és a partnerek igényei és elégettség vizsgálatának összehasonlító elemzését, különös tekintettel annak összhangjára az intézmény nevelési, illetve pedagógiai programjával. Amennyiben végzett már irányított önértékelést, úgy használja fel annak tapasztalatait is. Az elemzés terjedjen ki az alábbiakra:

• A partnerek igényeinek összehasonlító elemzéseire (az egyes partnerek igényeinek fontossági sorrendjére, az azonosságokra és az eltérésekre).

• A partnerek igényeinek és a szervezet külső önképének összehasonlító elemzésére (mit láttunk helyesen, mit láttunk tévesen, miben tért el a fontosság megítélése).

• Amennyiben az intézmény már többedszer méri fel partnereinek igényeit és elégedettségét, az elemzés terjedjen ki a változásokra is (trendvizsgálat).

4.2 Az intézmény az elvégzett elemzések alapján készítsen elvárás- és problémalistát, ezek alapján vonjon le következtetéseket, amelyek a célmeghatározás, célmódosítás kiindulási pontjaiként használandóak. Ennek során az intézmény ne veszítse szem elől a közoktatással szemben támasztott társadalmi elvárásokat, az ágazatra jellemző jövőorientáltságot, s az intézmény működésére jellemző gyerek/tanulóközpontúságot. A következtetések levonása során az intézmény ügyeljen arra, hogy ne az egyedi, hanem a megalapozott vagy több helyütt jelentkező igényekre, elvárásokra reagáljon.

4.3 Az intézmény vezetőségének feladata a szakmai közösség (kollégák) bevonása az elemzési munkába.

A partnerek igényeinek elemzése az intézmény által szabadon megválasztott módszerrel történhet. Az Oktatási Minisztérium által e tevékenységhez ajánlott módszerek, segédanyagok (összehasonlító elemzések, trendvizsgálat, adatfeldolgozási technikák) alkalmazásához a Minőségfejlesztési kézikönyv mellékletei adnak útmutatást.

5. A célok és prioritások meghatározása, illetve módosítása

5.1. Az intézmény az elemzés eredményei és az abból levont következtetések alapján határozza meg elérendő céljait. Amennyiben korábban ? pl. a nevelési, illetve pedagógiai program vagy önértékelés stb. ? már meghatározott célokat, akkor ezen célok teljesítésének értékelése, szükség esetén a célok módosítása vagy új célok kitűzése kell hogy megtörténjék.

A célok között prioritási sorrendet kell felállítani, különös tekintettel az alábbi területekre:

• gyermeki-, tanulói-, szülői igények,
• belső humánerőforrás-fejlesztés,
• országos és helyi szabályozás,
• fenntartói igények,
• tanulási utak védelme,

Az intézmény a felállított prioritási sort - szükség esetén - módosítsa a rendelkezésére álló (pénzügyi, emberi, infrastrukturális stb.) erőforrások alapján. Ennek során vegye figyelembe az elérhető eredményeket oly módon, hogy az adjon ? lehetőség szerint ? sikerélményt a résztvevőknek, a befektetéshez képest a lehető legrövidebb időn belül, a lehető legnagyobb hasznot ? azaz sikert ? hozza. Ennek érdekében a munkatársak igényei is ? az intézmény által meghatározott mértékben ? kerüljenek be a célok közé.

5.2 Az intézmény határozza meg pontosan kitűzött céljait (amennyiben lehetséges ? számszerűsítse, annak érdekében, hogy mérhetővé váljon elérésük).

5.3 Az intézmény tegyen különbséget rövid, közép- és hosszú távú céljai között.

5.4 Az intézményvezetőség feladata a célmeghatározás során a munkatársak aktivizálása, bevonása, a team-munka kialakítása.

5.5 Az intézmény rendszeresen tegye közzé partnerei számára kitűzött céljait (pl. helyi sajtó, hirdetőtábla stb.).

A célok és prioritások meghatározása az intézmény által szabadon megválasztott módszerrel történhet. Az Oktatási Minisztérium által e tevékenységhez ajánlott módszerek, segédanyagok (team-munka alapelvei, döntési esettanulmányok, moderátori szerepek, költség/eredmény esettanulmányok, fadiagram, KJ-S-diagram) alkalmazásához a Minőségfejlesztési kézikönyv mellékletei adnak útmutatást.

6. Intézkedési terv készítése

Az intézmény készítsen írásbeli intézkedési tervet, amelyben meghatározza a cél eléréséhez vezető cselekvési sort, a szükséges erőforrásokat és időtartamot, a felelősöket, az elvárt eredményt, s annak mérési, illetve értékelési módját.

Az intézkedési terv elkészítése az intézmény által szabadon megválasztott módszerrel történhet. Az Oktatási Minisztérium által e tevékenységhez ajánlott módszerek, segédanyagok (ok-okozati elemzés, a célok mérhetővé tétele, az intézkedési tervek tartalmi ajánlásai, az intézkedési tervek végrehajtásának vezetői, irányítási feladatai) alkalmazásához a Minőségfejlesztési kézikönyv mellékletei adnak útmutatást.

7. Az intézkedési terv megvalósítása

Az intézmény valósítsa meg intézkedési tervét. Ebben a kérdéskörben az I. intézményi modell - "Partnerközpontú működés" nem fogalmaz meg kötelező elvárásokat, csak módszertani javaslattal él.

Az intézkedési tervek megvalósítása az intézmény által szabadon megválasztott módszerrel történhet. Az Oktatási Minisztérium által e tevékenységhez ajánlott módszerek, segédanyagok (szisztematikus probléma-megoldási módszertanok, probléma-megoldási esettanulmányok, vezetői problémákhoz megoldási esettanulmányok, a II. intézményi modell ? ?Teljes körű minőségirányítás alkalmazásának? leírása) alkalmazásához a Minőségfejlesztési kézikönyv mellékletei adnak útmutatást.

8. Az intézkedési terv megvalósításának értékelése

Az intézmény rendszeresen - a meghatározott célok elérési időtartamának megfelelően ? értékelje intézkedési terve megvalósulását, és szükség esetén módosítsa azt. Ebben a kérdéskörben az I. intézményi modell ? ?Partnerközpontú működés? nem fogalmaz meg kötelező elvárásokat.

Az intézkedési tervek megvalósításának értékelése az intézmény által szabadon megválasztott módszerrel történhet. Az Oktatási Minisztérium által e tevékenységhez ajánlott módszerek, segédanyagok (intézkedési tervek értékelése radardiagram segítségével, az intézményi ellenőrzés, értékelés módszertana, stb..) alkalmazásához a Minőségfejlesztési kézikönyv mellékletei adnak útmutatást.

9. Korrekciós terv készítése és megvalósítása

Az intézmény legalább évente értékelje a partnerközpontú működés megvalósítása során elért eredményeit. Az értékelés alapján meghatározott korrekcióit építse be éves munkatervébe. Az éves munkaterv részeként a korrekciós terv határozza meg a partnerközpontú működés érdekében végzett tevékenységekben szükséges változtatásokat.

Mindezek mellett javasolt, hogy az intézmény építse be napi működési folyamataiba sikeres fejlesztéseit, tanuljon megvalósítási folyamatainak végrehajtásából (PDCA-SDCA ciklus elve), és indítsa újra a célmeghatározástól a ciklust. Vegye figyelembe az évente elvégzett igény- és elégedettségvizsgálatok eredményeit, s mindezt csatolja vissza az elemzési szakaszba.

A korrekciós terv készítése és megvalósítása az intézmény által szabadon megválasztott módszerrel történhet. Az Oktatási Minisztérium által e tevékenységhez ajánlott módszerek, segédanyagok (hogyan használjuk fel eredményeinket az új célok meghatározásánál?; mit kezdjünk visszatérő gondjainkkal?; a II. intézményi modell - "Teljes körű minőségirányítás alkalmazásának" leírás;, a standardizálás módjai ? esettanulmányok; a PDCA-SDCA modell gyakorlati alkalmazása ? elmélet és esettanulmány-gyűjtemény) alkalmazásához a Minőségfejlesztési kézikönyv mellékletei adnak útmutatást.

10. Irányított önértékelés

Az intézmény határozza meg és írásban rögzítse az irányított önértékelésre vonatkozó eljárásrendjét, amely foglalja magában:

• az önértékelés területeit,
• az önértékelés gyakoriságát,
• az önértékelés módszereit.

10. 1 Az önértékelés területei

Az önértékelés terjedjen ki az intézmény jellemző tulajdonságaira, adottságaira ezen belül különösen:

• a vezetés szerepére a szervezeti kultúra fejlesztésében,
• az intézmény stratégiájának meghatározására és megvalósítására,
• a meglévő folyamatok szabályozottságára,
• a szabályozási rendszer teljeskörűségére,
• az erőforrások figyelembevételének módjára,
• a partneri (kisgyermeki, tanulói, szülői, pedagógusi, fenntartói stb.) igények figyelembevételének módjára.
• Az önértékelés térjen ki az intézmény által elért eredményekre, ezen belül különösen:
• a munkatársak bevonásának mértékére,
• a folyamatos fejlesztés eredményeire,
• a partnerek (kisgyermekek, tanulók, szülők, pedagógusok, fenntartók stb.) elégedettségére,
• a szabályozási rendszer bevezetettségére, az alkalmazás hatékonyságára,
• a szervezeti kultúra fejlesztésének eredményeire,
• a kitűzött célok elérésére, megvalósítására,
• az erőforrások felhasználásának hatékonyságára.

10. 2 Az önértékelés gyakorisága

Az önértékelést, a modell kiépítését követően (első ciklus) kétévente javasolt, négyévente azonban kötelező elvégezni.

10. 3 Az önértékelés módszere

Az önértékelés során az intézmény építsen a korábbi felmérések eredményeire, legyen tekintettel a felmérés óta eltelt idő alatt bekövetkezett változásokra, különös tekintettel a trendek vizsgálatára A önértékelés módszereinek kiválasztásánál az intézménynek arra kell törekednie, hogy az irányított önértékelés tegye lehetővé az intézmény tevékenységének, elért eredményeinek és az ehhez alkalmazott módszerek legteljesebb bemutatását. Az önértékelés tehát akkor érheti el célját, ha az intézmény tényekre alapozva tudja megállapítani erősségeit és fejlesztendő területeit, s ennek eredményeként ki tudja jelölni, mely területeken szükséges a beavatkozás, a fejlesztés.

Az önértékelés módszere

• feleljen meg az intézmény igényeinek (esetleges specialitásainak),
• használatával azonosítani lehessen az intézmény erősségeit, a fejlesztendő folyamatokat, tevékenységeket és területeket,
• legyen tényszerű.

Az önértékelés megvalósítása az intézmény által szabadon megválasztott módszerrel történhet. Az Oktatási Minisztérium által e tevékenységhez ajánlott módszerek, segédanyagok (minőségi díjak követelményrendszerei, kérdőíves felmérési módszertan, , a II. intézményi modell ? ?Teljes körű minőségirányítás alkalmazásának? leírása) alkalmazásához a Minőségfejlesztési kézikönyv mellékletei adnak útmutatást.

Az irányított önértékelés eredményeinek ismeretében minden intézmény eldöntheti, hogy folytatja-e jelen modell további alkalmazását, vagy elkezdi a II. intézményi modell ? ?Teljes körű minőségirányítás alkalmazása? kialakítását és bevezetését.

Amennyiben az intézmény az irányított önértékelés megkezdése előtt úgy gondolja, hogy el szeretné kezdeni a II. intézményi modell bevezetését, akkor az irányított önértékelést a II. intézményi modellben leírtak szerint kell elvégezni.